Forståelsen av hvor viktig onboarding er må styrkes!

Undersøkelser viser at norske virksomheter satser betydelig mindre på onboarding enn andre land. Alt for ofte gjennomføres den komplekse prosessen det er å sørge for at den nyansatte tilegner seg holdninger, ferdigheter og atferd for å fungere godt i sin nye rolle i organisasjonen, gjennom mer eller mindre tilfeldige og lite planlagte tiltak fra virksomhetens side. Dette er et paradoks når man tenker på hvor mye tid og ressurser virksomhetene benytter på selve rekrutteringsprosessen!

Forståelsen av hvor viktig onboarding er, både for den nyansatte og virksomheten, må derfor endres.

Denne fagartikkelen forklarer hva onboarding innebærer, tydeliggjør hvorfor din organisasjon bør utvikle et profesjonelt onboardingprogram, og tar for seg de viktigste problemene med dagens onboarding. Deretter fremlegges det en stegvis anbefaling for hvordan en effektiv og profesjonell onboardingsprosess kan utvikles og evalueres, samt hvordan de ulike roller og ansvarsområder bør tydeliggjøres.

Hvordan lykkes med onboarding?

Alle organisasjoner har en form for mottak og opplæring av nye medarbeidere. Spørsmålet du må stille deg er hvorvidt din virksomhets mottak og opplæring av nye medarbeidere baseres på tilfeldigheter og et «synk eller svøm»-prinsipp, eller om dere har en profesjonell og effektiv prosess som er basert på anerkjent forskning?

Kjært barn har mange navn. Og mottakelse og opplæring av nye medarbeidere blir ofte omtalt som både onboarding, sosialisering eller introduksjon. Vi snakker om den prosessen hvor nye medarbeidere integreres inn i organisasjonen, og mestrer den nye jobben på en rask og effektiv måte. Dette inkluderer både aktiviteter for å tilegne seg nødvendig fagkunnskap og ferdigheter for å mestre den nye jobben, tilegne seg nødvendige relasjoner og nettverk internt i virksomheten, samt lære om organisasjonens forretningside, strukturer, interne prosedyrer, kultur, verdier og målsetninger. Denne onboardingsprosessen varierer i oppbygging og varighet fra organisasjon til organisasjon. Alt fra mer eller mindre ustrukturerte opplegg med kort varighet, til gjennomarbeidede program med 12-18 måneders varighet.

Hvorfor er en god onboardingsprosess viktig?

For å ta det negative først. Setter du ikke av nok tid og ressurser til å ta imot nyansatte, så vil jo dette skape usikkerhet og forvirring. Både for den nyansatte og vedkommende sine kollegaer. Gir du de ikke god opplæring i jobben, så kan du jo heller ikke forvente at de presterer som du ønsker. Og gir du de ikke opplæring i organisasjonens systemer, prosedyrer og verdier, så kan du heller ikke forvente at de blir gode ambassadører for organisasjonen. Resultat: Ineffektive og demotiverte medarbeidere, som raskt ønsker seg over til en ny arbeidsgiver.

Så over til det positive. En oppsummering av forskningen på området viser at et godt onboardingprogram medfører en rekke positive konsekvenser. Foruten at de nyansatte føler seg velkommen og motivert allerede fra første sekund, medfører en god onboardingprosess raskere jobbprestasjoner og selvtillit i jobben, noe som igjen øker organisasjonens produktivitet og effektivitet. Videre viser forskningen at medarbeidere som har vært igjennom en god onboardingprosess har høyere organisasjonsforpliktelse og lojalitet til organisasjonen, høyere medarbeidertilfredshet og lavere turnover. Organisasjoner som er kjent for å ha gode onboardingprogram vil nok også være en mer attraktiv arbeidsgiver, noe som er spesielt viktig med dagens lave arbeidsledighet.

Hva er problemet med dagens onboarding?

For det første, så forstår ikke mange virksomheter betydningen av en gjennomarbeidet onboardingprosess. I følge Society For Human Resource Management, består onboardingen alt for ofte av tilfeldigheter og mangel på en god plan. Ofte blir den nyansatte mottatt av lederen eller en HR-medarbeider, som etter en rask hilserunde overlesser den nyansatte med diverse skjemaer og intern informasjon. At dette fremdeles nok gjelder for mange virksomheter, bekreftes av en undersøkelse fra Gallup, der kun 12% av de ansatte mente at de hadde vært igjennom en god og vellykket onboardingsprosess. I Norge viser en undersøkelse fra HR-Norge & Ennova at kun 3 av 10 norske arbeidstakere i det hele tatt har vært igjennom et onboardingprogram!

For det andre, setter ikke organisasjonene av nok tid og ressurser til onboardingen. I en nylig publisert undersøkelse fra HR Norge (2022), svarer hele 57% av norske HR-ledere og HR-spesialister at mangel på tid og ressurser er en viktig utfordring i arbeidet med onboarding. Dette er et paradoks når man tenker på hvor mye tid og ressurser man benytter på selve rekrutteringsprosessen! Her må tankesettet og måleparameterne endres slik at man ser på onboardingen som en investering som gir gevinst, og ikke utelukkende som en kostnad. Det blir derfor viktig å bruke tid og ressurser på onboardingsaktiviteter som virker og gir effekt både for den ansatte og for organisasjonen.

For det tredje, kan det virke som at roller og ansvarsforhold ikke er tydelige nok. Dersom det er usikkert om hva som er lederens, HR avdelingen eller arbeidskollegaer ansvar, blir det sjelden en vellykket onboarding, der den nyansatte føler seg velkommen og ivaretatt. Tydelige ansvarsforhold og god opplæring i de enkelte roller er derfor viktig. Og kan også understøttes med automatiserte IT-prosesser/applikasjoner, som både tydeliggjør de enkelte oppgaver og ansvarsforhold og gir tilbakemelding på eventuelle avvik fra fastsatt plan og aktiviteter.

Det som må endres er forståelsen av hvor viktig en profesjonell onboarding er – både for den nyansatte og virksomheten, og hvordan en slik prosess planlegges og gjennomføres på en effektiv måte. Nedenfor vil jeg derfor gi deg kunnskap om hvordan du kan utvikle, gjennomføre og opprettholde en profesjonell onboardingprosess som skaper medarbeidertilfredshet, produktive nyansatte og et positivt omdømme som arbeidsgiver.

Hvordan øke forståelsen av hvor mye en god onboardingprosess betyr?

Fakta skaper forståelse og handling. Min første anbefaling er derfor at du begynner å måle de samme faktorene som forskningen allerede har bevist har en sammenheng med god onboarding. Blant annet medarbeidertilfredshet, nyansattes jobbprestasjoner, lojalitet og turnover. Med disse målingene får du en pekepinn på om du er på riktig vei med ditt onboardingprogram, eller om du må iverksette korrigerende tiltak. Er for eksempel medarbeidertilfredsheten til dine nye medarbeidere lavere enn resten av organisasjonen, er dette et tydelig tegn på at onboardingen ikke er god nok. For ikke å snakke om dersom du har høy turnover blant ansatte i prøvetiden, eller i løpet av det første året.

Min andre anbefaling er å innta onboarding som et eget tema i lederopplæringen. Det som bør vektlegges her er betydningen av god onboarding, innholdet i et profesjonelt program, og ikke minst lederens rolle og betydning. Både i planlegging, gjennomføring og oppfølging av programmet. En undersøkelse fra Gallup viser for eksempel at når lederen tar en aktiv rolle, er de nyansatte betydelig mer fornøyd med sin onboardingprosess.

Hva inneholder et godt onboardingprogram?

Du bør tenke på onboarding som en reise fra du overleverer arbeidskontrakten til minimum et år etter første dag på jobben. Med utgangspunkt i erfaringene til de anerkjente HR-organisasjonene SHRM, CIPD, og HR Norge har jeg samlet noen gode råd på innholdet før selve tiltredelsen, første dagen, første uka og deretter det neste året.

Før selve tiltredelsen (pre-boarding)

Det tar ofte noe tid fra den nyansatte har signert arbeidskontrakt til første arbeidsdag. Dette er en periode hvor den nyansatte ofte er nysgjerrig, spent og motivert for informasjon om sin nye arbeidsgiver, kollegaene og jobben. Det er derfor ingen grunn til å vente med oppstart av onboardingen. Aktiviteter som jeg vil anbefale er:

Inviter den nyansatte til arbeidsplassen for å se fasilitetene, hilse på nye kollegaer og eventuelt også delta på et avdelingsmøte eller lignende.
Utarbeid en velkomstpakke som sendes til den nyansatte, sammen med et hyggelig velkomstbrev. Velkomstpakken kan være fysisk eller elektronisk, og inneholde blant annet relevant selskapsinformasjon, personalhåndbok og ofte stilte spørsmål fra nyansatte (FAQ). Organisasjoner som velger fysiske velkomstpakker legger også ved aktuelle profileffekter som pc-bag, skriveutstyr, drikkeflaske etc.
Innhent nødvendig informasjon som bankopplysninger og personalia, som skal registreres i virksomhetens HR-system, i god tid før selve tiltredelsesdagen.
Sett den nyansatte i kontakt med en kollega som kan besvare aktuelle spørsmål den ansatte måtte ha. Alt fra organisasjonens kultur og verdier, til praktiske spørsmål om kleskode, lunsjordning etc. Ofte vil dette være en såkalt mentor, som er en erfaren kollega som vil kunne bistå og støtte den nyansatte under hele onboardingsprosessen.
I god tid før selve tiltredelsesdagen, bør du også sende den nyansatte en mail som gir en nærmere orientering om hva som vil skje første arbeidsdag. Tidspunktet vedkommende skal møte på avklares. Normalt er dette ofte senere enn vanlig arbeidstid. Hvor vedkommende skal møte, hvem man skal spørre etter, når og hvem man skal spise lunsj sammen med, og hvor lenge arbeidsdagen vil vare, er informasjon som må medtas sammen med et tydelig program for dagen. Husk å sett av tid til pauser og litt egentid for den nyansatte.

Første dag

(Ill.foto: Pexels)

Du får ingen ny sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk! Dette er dagen der du virkelig har muligheten til å imponere den nyansatte, og gi de en bekreftelse på at deres valg av arbeidsgiver var riktig. Målet ditt må være at den nyansatte går hjem etter første arbeidsdag med et smil om munnen, og gleder seg til å være med på laget videre. Aktiviteter jeg vil anbefale er:

Sørg for å vær til stede når den nyansatte ankommer arbeidsplassen. Vær gjerne på plass i resepsjonen eller lignende 10 minutter før, slik at du kan gi den ansatte en varm velkomst. Husk å ha en kollega som back-up i tilfelle du skulle bli syk.
Som ansvarlig leder, sørger du for at du selv har satt av tilstrekkelig tid til en innledende prat om jobbens innhold og dine og den nye ansattes forventninger fremover. Du bør også sette av tid til å selv gjennomføre hilserunde med nye kollegaer og omvisning i aktuelle lokaler.
Sørg for at alt det viktigste arbeidsutstyret er på plass og fungerer. Spesielt IT- og kontorutstyr, brukernavn og passord. Ingenting er så frustrerende og demotiverende som når den nyansattes viktigste arbeidsutstyr ikke er på plass eller fungerer.
Ha en plan klar for når annet praktisk arbeidsutstyr skal utleveres i løpet av første arbeidsuke. For eksempel mobiltelefon, uniformseffekter, nøkker/ID-kort, etc.
Sett av tid til en feedbackprat, hvor dere oppsummerer dagen, besvarer eventuelle spørsmål og gir informasjon om planen videre kommende uke.

Første uka

Målet den første uka er å sørge for at den nyansatte blir kjent med sine arbeidsoppgaver og knytter bånd med kollegaer og nærmeste leder. Husk at den første uka kan være litt skremmende, så unngå å overlesse den nyansatte med alt for mye informasjon om virksomheten, systemer, prosedyrer etc.

Anbefalte aktiviteter er:

Gjennomgå stillingsbeskrivelse og kartlegge hva den nyansatte trenger av opplæring for å kunne mestre arbeidsoppgavene.
Gi den nyansatte konkrete arbeidsoppgaver du er trygg vedkommende mestrer, og presiser at du og navngitte kollegaer er tilgjengelig dersom det er noen spørsmål.
Sørg for å ta med den nyansatte i aktuelle arbeidsmøter, kundemøter, personalmøter etc. Slik at vedkommende får innsikt og informasjon, samt føler seg inkludert.
Arranger bli kjent møter med nye kollegaer, der de både forteller om sine arbeidsoppgaver, prosjekter og mer personlig informasjon som for eksempel egen utdanning og yrkesbakgrunn, familie, fritidsaktiviteter etc.
På slutten av uka setter du av ny tid til en feedbackprat, hvor dere oppsummerer uka, besvarer eventuelle spørsmål og gir informasjon om planen videre kommende periode.

Etterfølgende periode

Denne perioden varierer i varighet fra organisasjon til organisasjon, og de ulike stillingenes kompleksitet. Det som er viktig er at du legger en plan som inkluderer både aktiviteter for at den nyansatte skal tilegne seg nødvendig fagkunnskap og ferdigheter for å mestre den nye jobben, skape nødvendige relasjoner og nettverk internt i virksomheten, samt lære om organisasjonens forretningside, struktur, kultur, verdier og målsetninger. For å understøtte arbeidet med å lage en god og effektiv onboardingplan, anbefaler jeg å benytte professor Talya Bauer sine 6 C-er som et rammeverk (Bauer, 2010; HR Norge, 2022).

Compliance, handler om å gi den nyansatte nødvendig kunnskap om grunnleggende regler i organisasjonen. Dette er ofte omfattende og inneholder blant annet HR- og HMS politikk/prosedyrer, IT-sikkerhet, forretningsregler, etiske prosedyrer, etc. Dersom din organisasjon har mange nyansatte, kan man her samle de for en felles gjennomgang. Husk da på å ikke gi for mye informasjon på en gang, men porsjoner det heller ut gjennom onboardingsprosessen. Mange virksomheter benytter her også egne apper eller IT-systemer for å gi denne informasjonen, hvor de også løpende kan følge med på at de nyansatte har gått igjennom de ulike modulene.
Clarify, handler om å gi den nyansatte en klar forståelse av arbeidsoppgavene, eget ansvar, prestasjonsforventinger og aktuelle mål som skal oppnås. Det viktigste tiltaket her er løpende oppfølgingssamtaler med leder, mentor og kollegaer ved siden av kontinuerlig opplæring.
Confidence, handler om å gi den nyansatte mestringsfølelse, slik at de får en god start og noen tidlige seiere i jobben. Foruten grundig opplæring og trening, er det her viktig å gi den nyansatte mulighet til å demonstrere sine ferdigheter og briljere innen sitt nye ansvarsområde. Her må du som leder være ditt ansvar bevisst, og finne gode muligheter for den nyansatte til å skinne.
Connection, handler om å tilrettelegge for at den nyansatte får etablert de nødvendige forbindelser og nettverk innad i virksomheten. Dette øker både jobbprestasjon og trivsel. Dette arbeidet startet du allerede under pre-boardingen, og det er viktig at du opprettholder fokus og trykk på å gi den nyansatte best mulig nettverk for å lykkes i stillingen. Legg gjerne en konkret plan for når den nyansatte skal møte viktige interessenter.
Culture, handler om å sørge for at den nyansatte kommer raskt inn i- og forstår- organisasjonskulturen. Her er det viktig at den nyansatte føler og opplever verdiene, og ikke bare lærer seg de ut fra en skriftlig presentasjon. For eksempel dersom åpenhet er en viktig verdi i kulturen, er det viktig at den nyansatte opplever dette i kontakt med leder, kollegaer og andre avdelinger.
Checkback, handler om at du løpende sjekker ut hvordan onboardingen går for den nyansatte og samtidig får tilbakemelding på om de ulike aktiviteter følges og virker. Det viktigste tiltaket her er at du som leder har løpende dialog, men også faste og mer forberedte oppfølgingsmøter. For eksempel en gang i måneden.

Viktig med tydelig roller og ansvar

Dersom du ikke er tydelig med hensyn til hvem som har ansvaret for hva i onboardingprogrammet, vil dette sjelden bli suksess. Her nytter det ikke å si at «onboarding er alles ansvar», eller en person/funksjon sitt ansvar alene. Det er derfor viktig at tydeliggjør de ulike funksjonenes rolle og ansvar.

Ansvarlig leder. Som tidligere nevnt er dette den viktigste rollen i gjennomføringen av onboardingen. Som ansvarlig leder er det ditt ansvar å sørge for at den nyansatte føler seg velkommen og blir introdusert for de andre i avdelingen. Du forklarer ansvars- og arbeidsoppgaver, tydeliggjør dine forventninger, iverksetter opplæring og sørger for løpende kommunikasjon og oppfølging underveis.
Mentor. En mer erfaren kollega som bistår og støtter den nyansatte under hele onboardingsprosessen, svarer på dagligdagse spørsmål om alt fra arbeidsoppgaver til mer uskrevne regler i kulturen.
Kollegaer. Inkluderer og støtter den nyansatte i arbeidsmiljøet og hjelper den nyansatte med å finne seg til rette i organisasjonen.
HR-avdelingen. Sørger for at alle administrative rutiner er på plass og fungerer fra dag en. Det er også ofte HR-avdelingens ansvar å sørge for at den nyansatte får tilstrekkelig kunnskap om virksomhetens ulike compliance systemer og rutiner. Dette kan for eksempel gjøres ved å arrangere ulike opplæringsmoduler i de ulike compliance områder.
Opplæringsavdelingen. Dersom virksomheten har en egen opplæringsavdeling, er det disse som har det konkrete ansvaret for å gjennomføre opplæringen av den nyansatte. Både med hensyn til faglige ferdigheter, bedriftens historie, forretningside og målsetninger, etc.
Høyere ledernivå. Det er alltid motiverende for de nyansatte å møte representanter for den øverste ledelsen i virksomheten. Både fysisk og på nett. Deres ansvar og rolle er å hjelpe de nyansatte å forstå virksomhetens forretningside, visjon og strategiske mål, og ikke minst gjennom egen atferd synliggjøre bedriftens verdier.

Husk å evaluere onboardingsprosessen

Når du først har brukt tid og resurser på å opprette en profesjonell onboardingprosess, er det viktig å få tilbakemeldinger på hva som fungerte bra, og hva som kan forbedres. Viktige temaer i evalueringen er:

Har nyansatte fått tilstrekkelig opplæring og nettverk til å mestre jobben?
Har nyansatte fått nødvendig kunnskap om organisasjonens overordnende mål, kultur, forretningsregler og struktur?

I en slik evaluering er det viktig at både nyansatte, ledere og HR deltar. For å sikre at onboardingen har riktig innhold, kan det også være hensiktsmessig å gjøre en spørreundersøkelse blant nyansatte om hva de likte/ikke likte ved onboardingsprogrammet, og hva organisasjonen kunne gjort for å gjøre deres integrasjon til organisasjonen enda bedre.

Oppsummering

Onboarding er prosessen hvor nye medarbeidere integreres inn i organisasjonen, og tilpasser seg og mestrer den nye jobben på en rask og effektiv måte. Dette inkluderer både aktiviteter for å tilegne seg nødvendig fagkunnskap og ferdigheter for å mestre den nye jobben, tilegne seg nødvendige relasjoner og nettverk internt i virksomheten, samt lære om organisasjonens forretningside, struktur, kultur, verdier og målsetninger. For å lykkes med onboardingen er det viktig å:

Øke forståelsen av hvor mye en god og profesjonell onboardingprosess betyr, både for den nyansatte og for virksomheten.
Ha en tydelig og gjennomtenkt struktur og plan fra før selve tiltredelsen til ca. et år etter at den ansatte har tiltrådt.
Ha tydelige roller og ansvar for hvem som skal gjøre hva underveis i onboardingsprosessen.
Gjennomføre faste evalueringer av onboardingprogrammet, slik at dette kontinuerlig forbedres.

En profesjonell og gjennomtenkt onboardingprosess gjør at den nyansatte føler seg velkommen og inkludert, og skaper høyere motivasjon, lojalitet og lavere turnover. I tillegg gir en slik onboardingprosess den nyansatte en raskere læringskurve og gode jobbprestasjoner, noe som igjen bidrar til å øke organisasjonens produktivitet og effektivitet. Organisasjoner som er kjent for å ha gode onboardingprogram vil nok også være mer attraktive arbeidsgivere, noe som er spesielt viktig i perioder med lav arbeidsledighet.

Om artikkelforfatteren

Thea Rooth er 4. års masterstudent innen organisasjonspsykologi ved UIO, og tilknyttet Westervald Management Consulting. Hun kan kontaktes på thea.rooth@gmail.com.